Ведение кассовой дисциплины

В данном видео-сюжете рассматривается ведение кассовой дисциплины в товароучетных конфигурациях Штрих-М

Здравствуйте, сегодня хотел бы рассказать о ведение кассовой книги предприятия в товароучетных конфигурациях компании «Штрих-М».

Давайте рассмотрим данный вопрос на основании памятки, которую распространяет компания «Меркурий» для своих обособленных подразделений.

Перед тем как приступить к работе с приходными и расходными ордерами, обратим внимание на справочник фирмы, зайдем в него: справочники — предприятие — фирмы. Открываем его и переходим на вкладку «Руководство организации». Здесь указываются ответственные лица организации, в дальнейшем эти данные будут подставлены в печатные формы документов. Так как в обособленных подразделения «Меркурия» за все должности отвечает директор подразделения, поэтому здесь мы подставляем директора на все должности (директор, бухгалтер, кассир). Если его нет, то создаем, указываем его паспортные данные.

Многие спрашивают, можно ли не вести кассовую книгу. Ответ тут дается в самом начале брошюры: За несоблюдение кассовой дисциплины в обособленном подразделении, согласно ч.1 ст. 15.1 Кодекса РФ предусмотрены штрафные санкции в размере от 44000 до 55000  руб. за одно нарушение (ежедневно). Наверно все же следует вести.

Для того чтобы сделать кассовую книгу обособленного подразделения, Вам необходимо ЕЖЕДНЕВНО:

• в конце дня (ежедневно) выбиваем Z-отчет

    -  делаем приходно-кассовый ордер (ПКО) на сумму посчитанной выручки за день, (согласно Z-отчета).

            - в «шапке»  документа указываем организацию и номер обособленного подразделения, 

            -  нумеруем приходный ордер, и ставим дату документа согласно Z-отчета,

            - основание – «торговая выручка»,

- главный бухгалтер и кассир – это директор обособленного подразделения!

Теперь давайте посмотрим, как это делается в конфигурациях «Штрих-М». Мы с Вами снимаем Z-отчет на кассе, далее отчет отдела. Далее встаем на «Отчет отдела» и нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем: На основании — приходный кассовый ордер. У нас открывается окно с созданным документом «Приходный кассовый ордер». В идеале у нас заполнены почти все поля. Незаполненным должно остаться только поле счет, если у Вас есть еще незаполненные поля (такие как касса и подразделение, то обратитесь в нашу службу поддержки для устранения данного изъяна). Далее мы заполняем поле счет и, согласно брошюры, указываем счет 90.01.2. Сразу оговорюсь, это поле у Вас может быть неактивным по 2 причинам.

1. у Вас установлена базовая версия, тут мы уже ничего не сделаем. Счета придется прописывать вручную.
2. Не загружен план счетов, тут звоните в тех поддержку, все сделаем.

Далее переходим на вкладку «На печать» и в графе Основание, указываем «торговая выручка».

Далее печатаем приходный кассовый ордер, для этого нажимаем кнопку «Приходный кассовый ордер». Открывается кассовый ордер, и нажимаем печать. Обращаю Ваше внимание, если мы делаем приходные и расходные кассовые ордера «задним числом», то не забываем менять дату документа. Дата документа должна быть установлена тем числом, каким у нас была снята Z-ка. Это Важно!

Делаем расходно-кассовый ордер (РКО) на ту же сумму, что и ПКО,

дата такая же, как и в ПКО,

основание – «Выдача подотчет» директору обособленного подразделения, например Иванову И.И.

в «шапке»  документа указываем организацию и номер обособленного подразделения

Указываем паспортные данные директора обособленного подразделения

Рассмотрим, как это все выглядит в конфигурациях «Штрих-М». Паспортные данные мы уже указывали, поэтому этот пункт пропускаем. Далее создаем документ РКО (Расходный кассовый ордер). Для этого проходим по пути Документы — Касса / Взаиморасчеты — Расходный кассовый ордер. Создаем новый документ. Далее указываем фирму, номер счета (71.01), сотрудника (директор подразделения), сумму (такая же, как и в ПКО). Переходим на вкладку «Основание» и указываем: «Выдача подотчет». Печатаем «Расходный кассовый ордер», подписываем и ставим печати.

Далее мы печатаем кассовую книгу, для этого заходим Отчеты — Бухгалтерские - Кассовая книга. Далее выбираем фирму, кассу указываем даты с и по, нажимаем сформировать. Печатаем кассовую книгу. Обращаю Ваше внимание, что сумма на конец дня всегда должна быть равна 0.

Таким образом мы ведем кассовую книгу за каждый день, кроме последнего дня месяца.

Последним днем месяца мы оформляем 2 приходных кассовых ордера и один расходный. Первый приходный кассовый ордер оформляем на основании выручки, как описывалось ранее, а второй создаем на сумму выручки за месяц, т.е на сумму всех расходных ордеров, что мы делали под отчет за месяц на директора. Данную сумму можно либо посчитать на калькуляторе, либо сформировать отчет о продажах за месяц, либо сформировать отчет «Реестр документов» по отчетам отдела за указанный месяц. Как это делать мы сегодня рассматривать не будем, по формированию отчетов мы сделаем отдельный видео-сюжет.

Теперь создадим приходный кассовый ордер. Заходим Документы — касса / Взаиморасчеты — Приходный кассовый ордер. Создаем новый документ, выбираем фирму, в операции указываем «поступление от сотрудника», выбираем счет (71.01), указываем подразделение и кассу. В графе сотрудник указываем директора нашего филиала и в графе сумма указываем ранее посчитанную сумму денег. Переходим на вкладку «на печать» и поле основание указываем  возврат из подотчета. Печатаем приходный кассовый ордер.

Далее формируем расходный кассовый ордер на всю сумму выручки за месяц. Создаем новый документ, выбираем фирму, кассу, подразделение, в Операции указываем «Прочие выплаты», указываем сумму, поле счет указываем счет 90.01.2. Переходим на вкладку «На печать». В поле основание указываем  «сдача выручки в централизованную бухгалтерию», в поле выдать - Веревкиной Л.В. через Иванова И.И.

Формируем кассовую книгу точно так же как и за обычные дни, только при формировании ставим галочку на флажке «Последний в месяце».

Вот на этом  собственно у меня и все. Напоследок хотел сказать, что обязательно посмотрите видео-сюжет про проведении инвентаризации и работу с отчетами.  Спасибо за внимание и до скорых встреч!