Рекомендации по подготовке к ЕГАИС 3.0

Каждый день приближает нас к глобальному переходу всего алкогольного рынка на помарочный учет в ЕГАИС, и уже появились первые рекомендации от тех участников рынка, которые пробуют на себе новую методологию. Давайте попробуем рассмотреть их опыт, чтобы понять, как лучше всего подготовиться к переходу на ЕГАИС 3.0

Напоминаем, что в процессе перехода нас ждут два существенных этапа:

01.03.2018 – запрет на формирование отгрузочных документов поставщиками по старой версии (вер. 2) и полный переход на отгрузку документов только по версии 3. Важно понимать, что работа с документами ЕГАИС версии 3 и «помарочный учет» это не одно и то же. В документах новой версии появляются дополнительные поля, позволяющие отражать в товарно-транспортной накладной (ТТН) цифровые идентификаторы (ЦИ), содержащие коды акцизных марок с алкогольной продукции. Однако ФСРАР никого не обязывает заполнять их полностью и использовать в учете. Фактически эту информацию можно игнорировать до следующего этапа.

01.07.2018 – вся выпускаемая, импортируемая или перемещаемая оптовиками продукция становиться поштучной с обязательным оборотом этой продукции в разрезе кодов акцизных марок. С этого периода весь алкоголь, который поступает в магазин или ресторан должен будет учитываться поштучно с обязательным сканированием каждой акцизной марки на всех этапах ее движения на предприятии. Для этого будет необходимо использовать регистр 1 (где будут указано количество позиций в каждой партии, соответствующей регистрационной форме учета РФУ №2) и регистр №3 (в котором будут перечислены все ЦИ с привязкой к РФУ №2). При этом существующие остатки алкогольной продукции, поступившие до 01.07.2018, могут быть проданы или списаны по старым правилам (с использованием регистра №2).

Для того, чтобы понять, как лучше подготовиться к 01.07.2018 давайте вернемся к основам и попробуем разобраться, как в ЕГАИС 3.0 будет организован помарочный учет.

Из схемы видно, что в Регистре №3 будут перечислены все ЦИ с привязкой к РФУ №2 и начиная с 01.07.2018 для всех изготовленных партий алкоголя будет контролироваться четкое соответствие количества продукции в партии с числом ЦИ, привязанных к ней. Списание такой продукции будет осуществляться с регистра №3, в котором будет искаться и списываться отсканированная акцизная марка (ЦИ), с одновременным вычитанием остатка продукции с регистра №1 по привязанной к ней РФУ №2.

Схема логичная и понятная – каждая марка в виде своего цифрового идентификатора (ЦИ) живет в ЕГАИС, проходя все этапы от создания до списания из системы переходя из остатков одного предприятия к другому. Вся сложность возникает в совмещении этой новой методологии со старой, т.е. в переходном периоде, который по-настоящему продлится до тех пор, пока все остатки маркированной продукции с регистра 2 в ЕГАИС по всем предприятиям не будут списаны.

Переходный период

Сейчас вся продукция в ЕГАИС хранится или на регистре № 1 (с указанием РФУ №1, РФУ №2 и количества) или на регистре №2 (с указанием алкокода и количества). Это было сделано для того, чтобы кассы могли автоматически списывать алкоголь с ЕГАИС при продаже его в розницу, т.к. в том коде, который кассир сканирует на кассе, содержится не вся информация, необходимая для четкого определения РФУ №1, а значит и для выбора нужной партии для списания товара с регистра №1. Поэтому ФСРАР решил упростить систему и позволил вести учет в рознице фактически только по количеству алкогольной продукции по каждому алкокоду (учет на регистре №2).

С переходом на ЕГАИС 3.0 касса будет передавать в систему ЦИ акцизной марки, который вначале попытается списать по новой методике с регистра №3 и регистра №1, а если не найдет, то с регистра №2 по старому коду алкогольной продукции. А чтобы эта путаница не длилась бесконечно и вводится запрет на использование регистра №2 для всех партий, выпущенных после 01.07.2018. ФСРАР просто будет ждать, пока остатки маркированной продукции на регистре №2 не закончатся сами собой за счет естественного оборота по продажам и списаниям.

Поэтому некоторое время для того, чтобы понять, какие остатки алкогольной продукции числятся за предприятием в ЕГАИС придется проверять их и на регистре №2 и на паре регистров № 1 и №3.

Человеческий фактор

Нужно понимать, что та красивая схема учета, предложенная ФСРАР в рамках ЕГАИС 3.0 создает огромные сложности для предприятий с крупным оборотом алкогольной продукции. Если раньше они выполняли все движения в ЕГАИС по партиям с простым указанием количества продукции в ней, то теперь они должны четко указывать все марки, которые перемещаются в этой партии. Для паллет и коробов сейчас идет разработка формата штрих-кода для тары, который можно будет указывать в документах ЕГАИС версии 3, тем самым указывая, что в данной паллете перемещаются заранее отсканированные при производстве акцизные марки. В том случае, если паллета не вскрыта и не повреждена, то и марки в ней можно не пересканировать. Такая система поддерживает высокий уровень вложенности, что позволяет указывать коды, например, так: «паллета №3, содержит коробки № 1-20, в которых размещены бутылки с такими-то кодами». В этом случае дальнейшее движение паллеты/коробки между предприятиями может рассматриваться как движение пакета кодов цифровых идентификаторов, что существенно упростит их учет.

Но вот тут и возникает тот самый «человеческий фактор» - оптовик или производитель физически не сможет гарантировать, что никто ничего не перепутал и в паллете и в коробке на самом деле окажутся именно те акцизные марки, которые он укажет в ТТН в ЕГАИС 3.0. Ведь в эту картину всегда вмешается бой, возврат, пересортица, ошибка и т.д. В итоге в магазин приедет своеобразный «черный ящик» в котором по данным поставщика находятся определенные акцизные марки. Подтверждая приход такого «черного ящика» на свои остатки магазин или ресторан принимает на себя и ответственность за его содержимое. Если в итоге на кассе при регистрации продажи ЕГАИС не найдет отсканированную акцизную марку на ваших остатках, то он заблокирует такую продажу. А дальше вам придется самостоятельно разбираться с тем, откуда возникла такая ошибка и кто в ней виноват.

Поэтому мы рекомендуем вести учет всех акцизных марок с их привязкой к регистрам учета в ЕГАИС в своей управленческой системе. Это позволят выявлять ошибки в акцизных марках до того, как их за вас найдет ФСРАР.

Этапы подготовки к ЕГАИС 3.0

Для розницы и общепита этапы подготовки к ЕГАИС 3.0 состоят из трех важных процессов:

1. Убедиться, что ваша кассовая и товароучетная системы будут поддерживать методологию ЕГАИС 3.0 и помогут, а не помешают в ее внедрении на вашем предприятии. Причем на этот пункт для товароучетной системы времени осталось не так много – до 01.03.2017. Простого приема документов по формату версии 3.0 недостаточно. Товаручетная система должна понимать, каким образом она будет сопоставлять остатки на всех трех регистрах ЕГАИС с учетными, поддерживать механизмы привязки и отвязки акцизных марок к РФУ №2, запроса их количества и сверки с реальными остатками. Уточните у своих разработчиков, что они знают о ЕГАИС 3.0 и как будут его поддерживать.
2. Оборудование для сканирования акцизных марок. Пример перевода общепита на списание продукции с указанием кодов акцизных марок, показал, что несмотря на то, что такое требование было опубликовано еще в августе 2017, большинство предприятий оставили этот вопрос до того момента, когда ЕГАИС просто заблокировал им учет с 15.01.2017. Не надо повторять такие ошибки. Озаботьтесь заранее вопросом приобретения и подключения необходимого оборудования, чтобы иметь возможность работать с ЦИ акцизной марки на каждом этапе ее движения на вашем предприятии.
3. Внутренние процессы. Подумайте заранее, как организовать приемку и продажу алкогольной продукции по акцизным маркам. Где будет установлен сканер, кто будет пользоваться терминалом сбора данных, как быстро они могут проверить поступивший алкоголь или провести инвентаризацию существующего. Объяснить экспедитору после 01.07.18, что он должен часик-другой подождать, пока вы все проверите будет не просто.

Изменения в ЕГАИС 3.0 могут пройти для розницы и общепита совершенно не заметно и не принести с собой проблем. А могут полностью сломать учет и подставить предприятие под жесткие проверки со стороны ФСРАР, штрафы и проблемы с лицензией. Мы, как обычно, рекомендуем нашим читателям не оставлять эту тему до марта, или вообще, до июля 2018, а поберечь свои нервы и время и подготовиться к переходу заранее.