ЕГАИС 3.0 – готовность 100 %! Помарочный учет алкоголя

В 2018 году в истории ЕГАИС наступает новый этап – обязательный помарочный учет алкогольной продукции. Подготовка к переходу на новую схему работы уже стартовала. С сентября 2017 г. планомерно менялся состав документов и реквизитов ЕГАИС у оптовиков. Теперь пришло время и розницы. Как автоматизировать алкогольную розницу по новым правилам, рассмотрим подробно в этой статье.

Почему назрела необходимость апгрейда ЕГАИС 2.0

Первыми начали работу в ЕГАИС представители оптового сегмента – производители и импортеры, работающие с крупными партиями продукции. Для учета использовали акцизные марки, которые выдавались сериями или диапазонами кодов. 

В старой версии ЕГАИС 2.0 на каждую партию алкоголя выдавалось количество акцизных марок, соответствующее количеству выпущенных бутылок. Акцизы привязывались не к конкретной бутылке, а к выпущенной партии. В учете предприятия указывалось число выпущенных бутылок конкретной партии и диапазон кодов акцизных марок. То есть, каждой бутылке из партии соответствовал определенный код из указанного диапазона акцизов, но не было понятно, какой именно.

А что происходило в рознице при такой схеме? Одна и та же бутылка могла быть неоднократно перепродана и оказаться на остатках сразу в нескольких розничных точках. В итоге, кто первый отсканировал такую бутылку — тому и повезло, а в другом магазине она могла быть признана контрафактной, со всеми вытекающими.

После года таких «танцев с бубнами» стало понятно, что работа в таком формате совершенно не подходит представителям розничной торговли. Необходимость в создании нового механизма координации розницы стала очевидной.

Итак, хронология введения и развития ЕГАИС на российском рынке у нас такая:

• С 1.01.2016 – розничные точки в городских и сельских поселениях обязали подтверждать в системе ЕГАИС факт закупки (приемки) алкогольной продукции.
• С 1.07.2016 – в обязательном порядке началась фиксация в ЕГАИС факта продажи.
• С 1.10.2016 – под контроль взяли выравнивание остатков.
• С 1.01.2017 – ФС РАР начинает контролировать остатки алкогольной продукции.
• На 01.03.2018 — запланирован переход документооборота по ЕГАИС на версию 3.0
• На 1.07.2018 запланирован полный переход на помарочный учет алкоголя в рознице.

Помарочный учет алкоголя в рознице будет введен с июля 2018 года

Какие сроки установлены для перехода на ЕГАИС 3.0

• 15 января – 1 февраля 2018 г.– подготовительная стадия внедрения, в течение которой розничные точки должны будут указывать при списании индивидуальный штрихкод каждой бутылки. Товары, находящиеся в остатке до 15.01.2018 г., будут учитываться по старой схеме до полной реализации, но с оговоркой об ограничении срока годности.
• 1 февраля – 1 июля 2018 г.– смешанная схема учета. В магазины начнет поступать продукция на помарочном учете, которую должны списывать точно так же. Списание остального товара допускается по-старому.
• С 1 июля 2018 г.– движение всей алкогольной продукции от производителя до покупателя будет осуществляться на основе помарочного учета. При несоблюдении этого требования продавцы могут лишиться алкогольной лицензии.

ФС РАР отодвинула сроки внедрения ЕГАИС 3.0, чтобы предприниматели успели подготовиться

Как будет работать ЕГАИС 3.0

В версии протокола ЕГАИС 3.0 вводятся механизмы отслеживания легальности алкоголя не только в сфере оптовых поставок, но и в рознице. Теперь будет помарочный учет каждой бутылки, и это становится обязательным условием при проведении операций с алкоголем:

• приемки;
• инвентаризации;
• перемещения.

В учете предприятия вводятся соответствующие формы документов для оформления всех бизнес-процессов. Безусловно, это усложнит работу, поскольку помарочный учет требует больше времени и усилий. Представьте процесс помарочной приемки и распределения фуры алкогольной продукции. При этом сроки, отведенные на приемку товара в соответствии с ЕГАИС никто не отменял (до 3 дней).


Чтобы выполнить требование ФС РАР о помарочном учете алкоголя, необходимо сканировать каждую акцизную марку на бутылке

Что делать предпринимателям?

Чтобы выполнить требования ФС РАР о помарочном учете, представителям розницы нужно считывать с помощью сканирующего оборудования двумерные штрихкоды-агрегаторы, которыми поставщики будут оснащать упаковки своей продукции. Агрегирование штрих-кодов подразумевает, что будет формироваться единый штрихкод на любую сборную группу алкоголя (коробка, паллета и т.п). С помощью этого сборного штрих-кода, путем сканирования, можно определить все акцизные марки, входящие в состав партии.

Но, когда коробка или паллета расформировывается, то нужно будет считать код каждой бутылки, т.е. учитывать алкогольную продукцию помарочно. И одно дело, если это маленький магазин с небольшим ассортиментом, где возможно работать индивидуально с каждой бутылкой, даже без агрегированного штрих-кода, а другое дело, если у вас супермаркет с большим товаропотоком и проходимостью.

При расформировании коробки или паллеты с алкоголем, розничный магазин должен произвести помарочную проверку каждой бутылки перед тем, как поставить её на полку в торговом зале

Как быть, с чего начать

Первое и самое очевидное — потребуется хорошее производительное сканирующее оборудование. Помарочный учет требует больше усилий и времени, и если техника будет «тупить» при каждом сканировании, будет нехорошо. Лучшим решением будет терминал сбора данных для ЕГАИС. Стоит сказать, что никаких специализированный ТСД для ЕГАИС не существует, подойдет любой терминал с 2D сканером, считывающий двумерные штрихкоды. Можно даже использовать мобильный телефон, но мы бы не советовали, если у вас оборот алкоголя больше пары десятков бутылок в день.

Ручной сканер или ТСД для ЕГАИС: если нет разницы, зачем платить больше?

Разница есть и, с точки зрения функциональности, значительная.
Обычный 2D-сканер отсканирует акцизную марку без проблем, но:

• не способен обрабатывать большой объем информации по причине привязки к рабочему месту и недостаточного функционала;
• не выполняет проверки на валидность (в переходный период, когда еще разрешен прием алкоголя по партионному учету);
• не имеет обратной связи с персоналом, что приводит к множеству ошибок по вине человеческого фактора.

Именно поэтому сканеры штрихкодов подходят только для небольших объемов. Их можно по-прежнему использовать в малых розничных точках или в общепите, однако в перспективе все равно лучше перейти на ТСД с целью оптимизации работы в ЕГАИС. Терминал сбора данных — это многофункциональное устройство, мобильный компьютер, который можно использовать не только на приемке алкоголя, но и в торговом зале для проведения инвентаризации. И, безусловно, главный его плюс — на него устанавливается различное мобильное ПО.

Для работы с ЕГАИС 3.0 достаточно приобрести ТСД с двумерным сканером

Какое ПО выбрать для ЕГАИС 3.0

Мы уже писали про программные продукты DataMobile с модулем ЕГАИС. Но время идет, меняются законы, в соответствии с ними усовершенствуются и наши программные решения. 
Что такое DataMobile? Программные продукты DataMobile предназначены для управления процессами на складе и в магазине с использованием мобильных устройств (терминалов сбора данных) на ОС Windows CE, Windows Mobile или ОС Android. Совместимы со множеством товароучетных систем («1С: УТ10.3», «1С: УТ11», «1С: Розница», «Далион», «Трактиръ», «Штрих-М: Торговое Предприятие» и др.). Могут интегрироваться в любую другую конфигурацию или систему товароучета, благодаря открытому формату обмена. 

Особенностью ПО является параметрическая настройка любых бизнес-процессов (без дополнительного программирования). Интеграция в типовые конфигурации учетных систем происходит за 5 минут и без головной боли. А настройка с помощью выбора параметров позволяет предпринимателю сконфигурировать практически любой бизнес-процесс именно так, как он происходит или удобен для его предприятия (просто проставив галочки в интерфейсе). При этом настройки можно сохранить и автоматически транслировать на все мобильные устройства.

Параметрические настройки в ПО DataMobile ЕГАИС позволяют автоматизировать любой бизнес-процесс без необходимости дополнительного программирования

Пара слов о версиях DataMobile для ЕГАИС

DataMobile ЕГАИС — это готовые решения для автоматизации учета алкогольной продукции на складе, в магазине или общепите. Архитектура решений состоит из основного универсального программного продукта DataMobile версий Стандарт PRO, Online Lite или Online (где заложен функционал автоматизации любых бизнес-процессов товарного учета) и модуля DataMobile ЕГАИС. Модуль ЕГАИС расширяет основную версию программы дополнительными функциями, необходимыми при учете алкогольной продукции в ЕГАИС:

• Помарочная приемка алкогольной продукции на основании документа ЕГАИС ТТН 3.0.
• Постановка на учет алкогольной продукции и формирование документа ЕГАИС 3.0, акт постановки на баланс.
• Приемка по штрих-коду палетной упаковки.
• Перемещение продукции по складу и торговому залу
• Отгрузка товара и формирование документов ЕГАИС 3.0 ТТН.
• Списание алкогольной продукции и формирование документов ЕГАИС 3.0.
• Проверка валидности акцизных марок в системе ФСРАР для формата 2.0
• Автоматическая выгрузка принятых марок в ПО Frontol AlcoUnit

   
DataMobile ЕГАИС для Android имеет удобный и понятный интерфейс пользователя

А теперь о главном.

Выше мы писали о том, как муторно и долго принимать алкогольную продукцию помарочно, но в переходный период, который разрешает принимать продукцию по партионному учету (ЕГАИС 2.0) необходимо еще и проверять такие акцизные марки на валидность после каждого сканирования.

В DataMobile ЕГАИС реализован уникальный механизм проверки акцизных марок в фоновом режиме, независимо от действий оператора. При сканировании акцизной марки, не нужно ждать ответа на запрос проверки в ФС РАР после каждого сканирования. При приемке алкогольной продукции большими партиями, возможен режим сканирования каждой акцизной марки со сверкой задания из ТТН, но без проверки в ФС РАР (напомним, проверка каждой марки на серверах РАР может занимать от 3 секунд до часа). 

В DataMobile ЕГАИС данные всех марок поступят в товароучетную систему торгового предприятия, далее в фоновом режиме произойдет проверка марок на серверах ФС РАР, по итогу которой, товаровед примет решение о принятии полностью или частично данной ТТН. Вся информация о проверке выводится в виде четкого визуально понятного отчета.

Пока оператор выполняет сканирование, информация автоматически поступает в систему для проверки, а результат визуализируется по разным статусам, например, легальность, факт продажи и др. Этот процесс происходит независимо от действий сотрудника на приемке или объема сканирования.

Прочие преимущества ПО DataMobile для работы с ЕГАИС 3.0

Модуль DataMobile ЕГАИС в стандартной поставке сразу готов к работе и не требует дополнительного программирования. Базовые настройки на ЕГАИС позволяют оперативно выполнить несколько действий и приступать к организации помарочного учета. Но это далеко не все преимущества:

• Операции выполняются в режиме реального времени: каждая акцизная марка моментально попадает в контур учета системы и ее можно сразу проверить или сверить с документацией.
• Модуль поддерживает широкий перечень сканирующего оборудования – ТСД или другие мобильные устройства на Android или Windows.
• При работе в DataMobile ЕГАИС не надо регистрировать ТСД в ФС РАР (такое требование предъявляется к некоторым другим программам).
• Предусмотрен весь необходимый функционал по товародвижению для склада или магазина любого формата.

ПО DataMobile ЕГАИС позволяет розничной торговой точке с минимальными усилиями выполнить требования ФС РАР и безболезненно перейти на работу с ЕГАИС 3.0. Модуль универсален с точки зрения бизнес-процессов, ПО легко интегрируется и масштабируется.

Купить DataMobile 

Источник