Новый порядок ведения кадровых документов

С 1 апреля 2020 года будет изменен порядок работы с такими документами как:

• трудовые договоры;
• приказы о командировках и отпусках;
• графики отпусков;
• а также некоторыми другими.

Законопроект, который регламентирует новые правила уже одобрен Государственной Думой в первом чтении.

Однозначно хорошей новостью является то, что на текущий момент новый порядок не является обязательным. Использовать его можно на добровольных началах.

Что это значит? Это значит, что на этапе эксперимента работодатель вправе сам решить, какие именно документы и для каких именно отделов будут вестись в электронном виде.

Порядок перехода на новый вид ведения кадровых документов

После того, как все решено на уровне работодателя необходимо обратиться в выбранный орган первичной профсоюзной организации, для согласования локальных нормативных актов для перехода на электронный вид ведения кадровых документов. Одним из ключевых моментов является вопрос о том, как будут использоваться электронные подписи. Касается это как работодатели, так и работника.

Далее после того, как акты о переходе на электронный вид ведения документов, согласованы для каждого сотрудника, принимающего участие в эксперименте, необходимо их ознакомить с ними под подпись. Кроме этого необходимо интегрировать в используемую на предприятии информационную систему возможность работы с электронной документацией.

Какие особенности работы с электронными кадровыми документами?

Что касается сроков хранения, они идентичны срокам хранения бумажных документов. В случае, если поступит запрос на предоставление документов от работника, то работодатель должен выслать документы в электронном виде, доступным для получения сотрудником способом и обязательно подписать их электронной подписью. Другим вариантом может выступать выдача заверенных копий запрашиваемых документов.

В какой форме должен подаваться запрос на получение документов в электронном виде?

В новом порядке предусмотрено получение по письменному запросу от работника, получение документов, как в электронном, так и в бумажном виде. Срок предоставления в обоих случаях одинаковый – три рабочих дня со дня регистрации данного запроса.

Что еще полезно знать?

В случае увольнений сотрудника, необходимо выдать сотруднику копию приказа об увольнении. Сделать это нужно в его последний рабочий день. То в каком виде оформляется копия, указывает увольняющийся сотрудник в своем заявлении.

Одним из способов получения данного документа в электронном виде является информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России». Однако, этовозможно только при условии, если работодатель использует эту систему.

Немного о грустном

Все издержки по введению нового электронного документооборота ложатся исключительно на работодателя. Это не только затраты на услуги операторов ЭДО, но и расходы на приобретение ЭЦП (электронных цифровых подписей) для сотрудников.

Также в законопроекте указано, что отсутствие ЭЦП не может являться основанием в отказе на прием на заключение трудового договора.

О сроках

На данный момент известно, что первый экспериментальный этап запланирован на 01.04.2020 и продлится до конца 2020 года.